Voisiko nuottien ja muiden materiaalien ostossa säästää lainaamalla niitä nykyistä tehokkaammin seurakunnasta toiseen työntekijöiden yhteisen kirjastojärjestelmän avulla? Kuljettamisessa saattaisi olla apua yleisten kirjastojen kuljetuksista Nämä sekä esim. yliopistokirjastot voisivat auttaa kirjastojärjestelmän toteuttamisessa.
Hartauskirjallisuutta ja rippikoulumateriaalia voisi niin haluttaessa laittaa seurakuntien kirjastojärjestelmään omiin luetteloihinsa. Järjestelmä helpottaisi etenkin sähköisen materiaalin, esim. digitoitujen nuottien ja uusien sävellysten käyttöä ja levittämistä myös äänitteinä.
Jos järjestelmää myytäisiin ulkomaille, seurakunta voisi hyötyä siitä taloudellisesti. Digitaalisten sisältöjen suhteen seurakuntien kirjastojärjestelmä voisi olla kansainvälinen, miksei maailmanlaajuinenkin. Tällöin vaikkapa uudet suomalaissävellykset voisivat levitä sitä kautta, ja mekin saisimme uutta kirkkomusiikkia ulkomailta käyttöömme.
Seurakunnissa olisi joka tapauksessa syytä olla luettelo kaikista nuoteista! Vaikkapa tulipalon, varkauden tai vandalismin osuessa kohdalle olisi helpompaa arvioida menetettyjen nuottien arvo ja myös hankkia uudet kappaleet tärkeimmistä nuoteista. Kanttoreiden olisi helpompaa suunnitella tulevia ohjelmistoja yhdessä toisten saman seurakunnan kanttorien kanssa, ja myös kotoa käsin.
Järjestelmään yhdistettävä kalenteri
Työn suunnittelussa voisi olla apua kirjastojärjestelmään yhdistetystä kalenterista. Työvuorossa olevat kanttorit voisivat siirtää kalenteriin nuotteja suoraan kirjastojärjestelmästä ja varata ne näin omaan/kuorojensa ja muiden kokoonpanojensa käyttöön. Tällaisen kalenterin avulla olisi helppo tehdä konserttiohjelmiakin. Tulostusmahdollisuuden pitäisi olla melko laaja, jotta saataisiin helposti tulostetuksi vaikka luettelo joulunajan kuoronuoteista. Kalenteri voisi olla samalla keskustelupalsta työn yhteisen suunnittelun areenaksi?
Luettelointityön voisi hoitaa joku muukin kuin kanttori, kunhan olisi olemassa valmis pohja täytettävine kenttineen; vaikka kuorolaiset tai vapaaehtoiset, kesätyöntekijät tai työttömät kirjastotyöntekijät. Itse luetteloin Ahlaisten kanttorina ollessani kirkkoherran pyynnöstä kaikki seurakunnan nuotit, ja siihen meni vain joitakin päiviä.
Tietokentät
Työskentelin 11 vuotta kanttorina. Kun suoritin informaatiotutkimuksen aineopintoihin kuuluvaa tietokanta-analyysikurssia tulin siihen tulokseen, että luetteloitaessa täytettävät kentät voisivat olla seuraavanlaisia. Seurakunta ja kanttori voisivat valita kentistä omasta mielestään tärkeimmät.
- Säveltäjä ja teos/nuottikirja. Ennakoiva tekstinsyöttö helpottaisi luettelointityötä, niin että järjestelmä ehdottaisi esim. Buxtehudea, kun siihen kirjoittaisi ensimmäiset kirjaimet,”Bu”.
- Sävellaji. Rullattavasta valikosta saisi etumerkinnät helposti esiin. Luetteloijien ei tarvitsisi tunnistaa sävellajeja, jos luetteloitaisiin etumerkinnän perusteella. Sävellajihan on esim. alku- ja loppusoittojen suunnittelussa tärkeä asia.
- Kirkkovuoden ajankohta. Rullattava valikko, tärkeimmät ajankohdat aikajärjestyksessä alkaen adventista.
- Kokoonpano. Kuoro – millainen kuoro, urut, piano jne. Rullattava valikko.
- Nuotin sijainti. Sivutoimipiste, pääkirkko jne.
- Sivumäärä. Valittavissa rullattavasta valikosta.
- Käyttäjät voisivat luoda järjestelmässä henkilökohtaisia luetteloita. Silloin olisi helppo seurata, mitä on soittanut ja suunnitella, mitä aikoo jatkossa soittaa. Esim. konsertoivat urkurit voisivat merkitä kappaleiden kestot suoraan omiin henkilökohtaisiin kirjastoluetteloihinsa, jos järjestelmä sisältäisi sellaisen kentän.
- Varauskenttä. Sisäänkirjautuminen henkilökohtaisilla tunnuksilla mahdollistaisi esim. kanttoreille oman seurakunnan nuottien varaamisen omaan käyttöön. Tällöin seurakunnan yhteisessä kirjastojärjestelmässä varauskenttään ilmestyisi varausta tehdessä varaajan nimikirjaimet.
- Lisähuomautuksia. Kenttään voisi kirjoittaa, esim. ”liian korkea meidän sopraanoillemme” tai ”puuttuu sivuja”.
- Kenttä, josta voisi rullattavasta valikosta valita ”Poistettu”, “Korjattavana”, “Kadonnut” tms. Näin vältettäisiin turhat tiedustelut.
- Lainaamisen olisi ehkä tapahduttava niin, että kanttorit tai muut seurakunnan työntekijät, joiden käytössä olevaa materiaalia lainauspyyntö koskisi, hyväksyisivät lainauspyynnön.
Muutenhan kukaan ei voisi luottaa siihen, että hänen käytössään olevat materiaalit/ nuotit eivät olisi lähteneet jonnekin lainaan juuri, kun hän olisi tarvinnut niitä. - Seurakuntien kanttorit ja muut työntekijät laittaisivat yhdessä lainauskieltoon nuotit/materiaalit, joita ei voi lainata, koska niitä tarvitaan jatkuvasti ja joskus odottamattakin esim. avallisimmat surumusiikit, häämarssit tms. Nämä voitaisiin varustaa merkinnällä “lainauskielto” ja esim. taulukon pohja voisi olla keltaisella värillä. Silloin henkilö voisi tarvittaessa ottaa yhteyttä työntekijöihin ja pyytää, saisiko käydä ottamassa kopion.
Tekijänoikeusasiat ym.
Tekijänoikeusasiat pitäisi huomioida jo suunnitteluvaiheessa. Lainausajan pituudesta ja muista säännöistä olisi sovittava selvästi. Jos joku ei palauttaisi lainaamiaan nuotteja ajoissa, tulisi myöhästymisestä seuraava sakko lainaajan maksettavaksi, niin ettei seurakunnalle koituisi tällaisesta ylimääräisiä kuluja.
Nuotiston kunnon arviointi, päällystys- ja korjaustyö sekä varsinkin arvokkaimpien nuottien digitoiminen olisi mielestäni kätevää yhdistää luettelointityöhön, koska kanttoreilla ei aika yleensä tahdo riittää tällaiseen.