Dataskyddsbeskrivning

Tämä tietosuojaseloste kertoo, kuinka AKI-liitot ry kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja. Seloste koskee myös AKIn jäsenyhdistysten Suomen kirkon pappisliiton, Suomen Kanttori-urkuriliiton sekä Suomen teologiliiton toimintaa.

Seloste on päivitetty 6.5.2021. Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden tehdä tietosuojaselosteeseen muutoksia. Ajantasaisen version selosteesta löydät tältä sivulta.

1.  Rekisterinpitäjä

AKI-liitot ry
Y-tunnus 1936189-3

Rautatieläisenkatu 6
00520 HELSINKI

2. Tietosuojavastaava

Ilari Huhtasalo / p. 09 4270 1513
ilari.huhtasalo(at)akiliitot.fi

3.  Rekisteröidyt

Käsittelemme liiton jäsenten, entisten jäsenten ja potentiaalisten jäsenten henkilötietoja. Lisäksi rekisterissä käsitellään rekisterinpitäjän työntekijöiden henkilötietoja.

4.  Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Keräämme ja käsittelemme henkilötietoja kolmella perusteella: lakisääteisen velvollisuuden perusteella, rekisteröidyn suostumuksella tai perustuen rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Henkilötietojen käyttötarkoitukset ovat seuraavat:

1. Käytämme keräämiämme tietoja pääasiallisesti jäsenpalveluiden tuottamiseen ja jäsenten etujen valvontaan. Henkilötietojen käsittely edunvalvonnassa perustuu jäsenyyteen, jolloin AKI-liitoilla on yhdistyslakiin perustuva velvollisuus ylläpitää jäsenluetteloa. Muita henkilötietoja käsitellään jäsenen suostumuksen perusteella.
2. Käsittelemme henkilötietoja AKI-liittojen palveluiden markkinoinnissa. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun markkinoida palvelujaan. Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus kieltää henkilötietojensa käyttö suoramarkkinointiin. Oikeutetun etumme perusteella käsittelemme rekisteröityjen henkilötietoja myös palvelujen kehittämiseksi, esimerkiksi järjestelmien tietoturvan varmistamiseksi.
3. Käsittelemme henkilötietoja vaikuttamistoiminnassamme, esimerkiksi ylläpidämme luetteloa päättäjien yhteystiedoista. Tältä osin käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

5. Rekisterin tietosisältö

Keräämme ja käsittelemme seuraavia tietoja:

Perustiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, työpuhelinnumero, jäsenlaji, jäsennumero, liittymispäivä, työttömyyskassan jäsenyys ja -liittymispäivä, mahdollinen kaksoisjäsenyys, hiippakunta, mobiilijäsenkortin tilaaminen, tiedot jäsenen suostumuksista henkilötietojen luovutuksiin.

Palvelussuhdetiedot: työnantaja, tehtävänimike, palvelussuhteen laatu ja kesto, työaikamalli, sopimusala, tiedot mahdollisesta virka- tai työvapaasta tai maksuvapautuksesta.

Koulutustiedot: tutkinto, oppilaitos, opintojen aloitus- ja päättövuosi.

Järjestötoiminta: tiedot toimimisesta liiton luottamustehtävissä, alayhdistysjäsenyys, toimiminen luottamusmiehenä, tiedot liiton maksamista apurahoista, koulutuksiin osallistuminen.

Jäsenmaksutiedot: maksut, maksutapahtuma ja -tapa, palkkatiedot, tieto jäsenmaksun työnantajaperinnästä.

Yhteydenotto: liiton yhteydenotot jäseneen (esimerkiksi maksumuistutus).

Verkkopalveluiden käyttö: salasana, evästeet.

6. Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin käyttötarkoituksen toteuttamiseksi on tarpeellista.

Säilytämme lainsäädännöllisen velvoitteen vuoksi eronneiden jäsenten henkilötunnusta, nimeä, postiosoitetta sekä liiton ja työttömyyskassan jäsenyyden alkamis- ja päättymisajankohtia niin kauan kuin laki velvoittaa. Tämän lisäksi säilytämme markkinointitarkoituksessa eronneiden jäsenten sähköpostiosoitteen.  Myös suoramarkkinoinnin kieltäneiden sähköpostiosoite säilytetään, jotta suoramarkkinointikieltoa voidaan noudattaa.

Markkinointirekisterin osalta säilytetään nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero sekä tieto siitä, minkä perusliiton mahdollinen jäsen on kyseessä.

7.  Henkilötietojen kerääminen ja säännönmukaiset tietolähteet

Kerättävät tiedot saadaan useista lähteistä. Pääasiassa keräämme tiedot rekisteröidyltä itseltään, mutta niitä saadaan myös Erityiskoulutettujen työttömyyskassa Erkolta ja Kirkon työmarkkinalaitokselta.

Lisäksi tietoja saadaan myös Väestörekisteristä tai muulta vastaavalta osoite- ja yhteystietoja tarjoavalta palveluntarjoajalta lain sallimassa laajuudessa.

Markkinointirekisteriin voidaan kerätä tietoa myös julkisilta verkkosivuilta ja muista julkisista lähteistä.

8.  Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja luovutetaan tai voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa. Tietoja luovutetaan:

• Verottajalle jäsenmaksutiedot.
• Muille viranomaisille, kun luovuttaminen on välttämätöntä viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi.
• Neuvottelu- ja edunvalvontajärjestöille (JUKO, AKY, YTN) sekä neuvottelujärjestöjen luottamusmiehille.
• Erityiskoulutettujen työttömyyskassalle, mikäli olet kassan jäsen.
• Vakuutusyhtiö Turvalle jäsenetuvakuutusten markkinoimiseksi sekä vakuutetun tunnistamiseksi.
• Danske Bankille jäsenetujen markkinoimiseksi.
• Liittojen alaosastoille.
• Diakonian tutkimuksen seuralle seuran jäsenyyden ostaneiden osalta.

Henkilötietoja saatetaan luovuttaa myös yhteistyökumppaneillemme, jos heille antamamme toimeksianto vaatii henkilötietojen käsittelyä. Tällöin liitto antaa henkilötietojen huolellisesta käsittelystä ohjeet. Lisäksi tietoja luovutetaan rekisteröidyn suostumuksella myös tahoille, joita suostumus koskee.

9.  Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, jos toimeksiantoa hoitava yhteistyökumppani on sijoittautunut näiden alueiden ulkopuolelle tai käyttää palvelunsa toteuttamiseen näiden alueiden ulkopuolelle sijoittautunutta. Näissä tapauksissa annamme kirjalliset ohjeet henkilötietojen käsittelystä.

10.  Henkilötietojen säilyttäminen ja rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietojen suojaamiseksi väärinkäytöltä ja häviämiseltä on ryhdytty tarkoituksenmukaisiin toimenpiteisiin sekä fyysisin, hallinnollisin että atk-pohjaisin toimin. Esimerkkinä mainittakoon, että manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain oikeuden saaneilla henkilöillä. Jäsenrekisterijärjestelmään ja muuhun digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen erikseen oikeutetuilla henkilöillä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada tiedoista kopiot itselleen. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa oikaisemista tai poistamista. Perustietonsa voi myös tarkastaa ja muuttaa itse jäsentietojen päivityssivulta. Kaikkia henkilötietoja ei välttämättä voida kuitenkaan poistaa esimerkiksi lainsäädännön vaatimien säilytysvelvollisuuksien vuoksi.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojensa käsittelyä sovellettavassa tietosuojalainsäädännössä kuvatussa laajuudessa.

Rekisteröidyllä on tietyissä tapauksissa oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut liitolle, jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Silloin kun käsittelyn oikeusperuste on rekisteröidyn suostumus, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus perua antamansa suostumus. Henkilötietoja ei suostumuksen peruuttamisen jälkeen käsitellä, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.

Markkinointirekisterissä olevat voivat kieltää suoramarkkinoinnin tai pyytää poistamaan tietonsa. Jäsenrekisteriin rekisteröidyt voivat kieltää yhteystietojensa käytön sekä pyytää tietojen poistamista.

12. Evästeet

AKI-liittojen verkkosivuilla käytetään evästeitä. Evästeet ovat pieniä tiedostoja, jotka verkkosivu lähettää käyttäjän laitteelle ja tallentaa käyttäjän selaimeen käyttäjän selatessa verkkosivustoa. Kun käyttäjä palaa uudelleen samalle verkkosivulle, verkkosivu voi hakea evästeeseen tallennetut tiedot, jolloin verkkosivu saa tiedot käyttäjän aiemmista toimista verkkosivulla.

Vieraillessasi verkkosivuillamme laitteeseesi voidaan tallentaa eväste verkkosivustomme käytön helpottamiseksi. Voit estää evästeiden käytön muuttamalla selainasetuksia. Tämä voi kuitenkin hidastaa verkkosivujen toimintaa ja jopa estää pääsyn joihinkin sen osiin. Kun käytät verkkosivujamme ja hyväksyt evästeiden käytön asetuksissasi, tätä pidetään nimenomaisena suostumuksenasi evästeiden käyttöön.

Facebook-pikseli ja Google Analytics

Käytämme Facebook-mainontamme kohdentamiseen Facebook-pikseliä. Facebook-pikseli auttaa kohdentamaan Facebook-mainontaamme keräämällä tietoja Facebook-käyttäjistä, jotka selaavat verkkosivujamme. Tämä koskee Facebook-käyttäjiä, jotka ovat kirjautuneet ja sallineet Facebookin käyttää evästeitä. Voit perehtyä aiheeseen ja halutessasi kieltää pikseliseurannan muokkaamalla Facebookin mainosasetuksia käyttäjätililläsi: https://www.facebook.com/adpreferences/advertisers/

Seuraamme sivustomme käyttöä ja käyttäjämääriä Google Analytics -työkalulla. Kohdennamme Google-mainontaamme Analyticsin seurantatietoja hyödyntäen. Voit kieltää Google analytics -seurannan Googlen mainosasetuksia muokkaamalla: https://adssettings.google.com/

13. Valvontaviranomainen

Tietosuojasääntelyn noudattamista valvoo Tietosuojavaltuutettu.